Word กับ Excel

เมื่อเรา copy ตารางจาก Excel มาทำงานใน Word จะพบว่ามีความไม่สะดวกอยู่หลายประการ เนื่องมาจากความแตกต่างของโปรแกรม ซึ่งถูกออกแบบมาใช้งานกันคนละวัตถุประสงค์ ถึงแม้ทั้งสองโปรแกรมจะเป็นหนึ่งในชุด Microsoft Office ก็ตาม

Excel ถูกออกแบบมาเป็นตารางคำนวณ (spreadsheet) เป็นหลัก ในขณะที่ Word ถูกออกแบบมาเพื่อจัดหน้าเอกสารให้สวยงาม ทำให้การกำหนดค่าของตารางแตกต่างกัน ถึงแม้ว่าจะมีการเพิ่มความสามารถในการตกแต่งให้กับ Excel ก็ไม่อาจเทียบเท่า Word ได้

Word สามารถปรับแต่งตารางได้สวยงามกว่า Excel ด้วยการกำหนดค่าต่างๆ เริ่มด้วยเมนู Table จากนั้นก็เลือก Table Properties… ซึ่งเป็นรายการสุดท้ายของเมนู

Table Options

• นอกจากกำหนดขนาดของตาราง กำหนดตำแหน่งตารางให้อยู่ชิดซ้าย/ตรงกลาง/ชิดขวาของหน้ากระดาษ กำหนดเส้นขอบและระบายสีให้สวยงาม เรายังสามารถกำหนดการจัดระยะขอบตารางและจัดข้อความให้พอดีตารางโดยอัตโนมัติได้ด้วย Options… ใน tab Table

Cell Options

• ปรับแต่งช่องตาราง ด้วย Options… ใน tab Cell กำหนดระยะขอบของช่องตาราง ตัดคำให้พอดีความกว้างของช่องตาราง จัดข้อความให้พอดีอัตโนมัติ
• ใน tab Row และ tab Column ใช้กำหนดความสูงของแถวและความกว้างของคอลัมน์ตามต้องการ จะจัดให้เท่ากันทั้งตาราง หรือจะเลือกจัดทีละ Row/Column ก็ได้

Row Options

• Options… ใน tab Row นอกจากใช้กำหนดความสูงของแถวแล้ว ยังพิเศษด้วยการกำหนด 2 options อย่างมืออาชีพ
  • อนุญาตให้ข้อความแยกกันอยู่คนละหน้าได้ กรณีที่แถวนั้นมีข้อความมากกว่า 1 บรรทัดและจำเป็นต้องขึ้นหน้าใหม่
    ถ้าไม่เลือก options นี้ ก็จะเป็นการตัดข้อความไปอยู่ในหน้าใหม่ด้วยกันทั้งแถว
    ใน Excel เราไม่สามารถแยกข้อความในแต่ละ Cell ได้เลย
  • กำหนดแถวบางแถวให้เป็นหัวตารางในทุกๆหน้า กรณีที่ตารางนั้นมีความยาวหลายหน้า
    ใน Excel เราทำแบบนี้ได้โดยการเลือกเมนู File/Page Setup…/Sheet